Een succesvolle (team)sessie begint met een goede voorbereiding en vooral: een goede uitnodiging. Je hebt vast weleens een kalenderuitnodiging verstuurd naar jouw collega’s of deelnemers met in de tekst [PLACEHOLDER] of [RESERVERING SESSIE]. Begrijpelijk, want een blok van een dagdeel of dag reserveren in agenda’s moet vaak ver van tevoren en soms weet je nog niet wat je precies wilt doen in dat dagdeel.
Maar als de sessie dichterbij komt, wil je juist de kalenderuitnodiging gebruiken als enthousiasmerend en voorbereidend middel: dit is namelijk wat deelnemers terugkerend zien en wat wil je dat ze dan zien? Een groot leeg blok met alleen een titel en plaats? Nee, je wilt dat ze in 1 klap zien dat ze iets belangrijks gaan doen. Iets waar ze belang bij hebben en zichzelf voor moeten voorbereiden.
Maar hoe dan wel? Volg deze 5 stappen:
1. Vermeld het doel van de sessie
Zorg dat er een duidelijk doel is waar jullie in de sessie naartoe willen werken. Het liefst is dit doel gezamenlijk bepaald of hebben de deelnemers vooraf al aangegeven dat dit het gewenste resultaat is.
Je kan hiervoor de werkvorm IDOARRT gebruiken. Zorg dat je vooraf de in ieder geval de eerste 2 stappen: Intention & Desired Outcome afgestemd hebt.
Vermeld dit doel in de titel of als kop in de uitnodiging.
2. Enthousiasmeer
Vervolgens ga je naar de inhoud van de uitnodiging. Hierin leg je uit wat in grote lijnen het programma is van de sessie. Maak de deelnemers enthousiast door uit te leggen wat het belang van de sessie is en waarom zij als deelnemer belangrijk zijn.
3. Maak ze mede-eigenaar van het resultaat/succes
Geef deelnemers een taak of voorbereiding. Dit kan iets simpels zijn zoals koekjes meenemen of het delen van een ervaring of verhaal. Je kunt ook een korte poll sturen als voorbereiding of een voorbereidende vraag stellen.
4. Neem eventuele barriëres weg
Blokken in de agenda’s schrikken vaak af: mensen voelen druk door bijvoorbeeld reistijd; het ophalen van kinderen; de combinatie met andere afspraken of het idee dat ze lange tijd geen andere taken kunnen doen. Probeer in de uitnodiging al een aantal barriëres weg te nemen door duidelijk te zijn over de plaats; parkeren; starttijd; wel/geen lunch; allergiën; wel/geen pauze voor taken.
5. Maak de uitnodiging leuk!
Afbeeldingen; gifjes; emoticons; filmpjes. Er zijn veel manieren waarop je de uitnodiging op een professionele manier kunt opleuken. Gebruik deze!
